Perum LKBN ANTARA melalui Divisi Umum dan Aset mengawal implementasi SNI ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu melalui sejumlah pemutakhiran prosedur mutu dan inovasi untuk meningkatkan layanan. 

Perum LKBN ANTARA berhasil mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2015 setelah melalui proses audit eksternal yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi internasional, MSECB, pada Senin (30/9) hingga Rabu (2/10).

Keberhasian memperoleh sertifikat tersebut tidak terlepas dari pemenuhan klausul-kalusul pada Sistem Manajemen Mutu dengan keterlibatan penuh seluruh elemen Perusahaan termasuk dukungan di Bidang Umum. 

Kesiapan pengawalan Bidang Umum untuk implementasi Manajemen Mutu tersebut ditunjukkan dengan sejumlah pemutakhiran dan penambahan Prosedur Operasional Standar (SOP) bidang Umum dan sejumlah inovasi untuk meningkatkan layanan.

Bidang Umum yang merupakan peleburan beberapa fungsi ini telah berhasil mendokumentasikan SOP terkait pengelolaan gedung & K3, mekanikal elektrikal, serta rumah tangga dan pelayanan internal.

Mengikuti alur tata kelola, terbitnya SOP Bidang Umum tersebut tentu mengacu pada peraturan direksi yang memayunginya, dan tidak terlepas dari sejumlah upaya dan inisiatif yang dilakukan. 

Tercatat telah terbit Peraturan Direksi tentang Surat Perintah Perjalanan Dinas tahun 2024 sebagai bentuk pengkinian dari aturan serupa yang terbit sebelumnya di tahun 1997 dan 2010.

Juga telah terbit Peraturan Direksi tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) diiringi instruksi pembentukan Tim Panitia Pembina K3 pada semester pertama tahun 2024.  

Aturan baru tentang SMK3  tersebut adalah salah satu bentuk ketaatan terhadap Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja, yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja yang terencana, terukur, terstruktur, dan terintegrasi.  

Selain itu,  aturan internal tersebut juga bertujuan untuk mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, pekerja, dan/atau serikat pekerja.  Yang tidak kalah penting bahwa aturan K3 tersebut untuk menjamin terciptanya tempat kerja yang aman, nyaman, dan efisien untuk mendorong produktivitas.

Sejumlah inisiatif juga dilakukan untuk memperkuat tata kelola agar lebih baik antara lain pembelian BBM dengan sistem top up untuk mengurangi risiko kesalahan hitung pembelian BBM kendaraan operasional di kantor pusat dan direksi. 

Sistem pembelian BBM sistem top up ini dinilai lebih efisien karena Divisi Keuangan tinggal melakukan top up ke rekening tujuan dan secara simultan Bidang Umum secara real time melakukan pemantauan penggunaannya secara smart reporting berbasis web online.  Selain itu, juga dapat dilakukan limitasi yang fleksibel (sesuai kebutuhan), dan menggunakan private card, yakni satu kartu hanya untuk satu nomor polisi (nopol) kendaraan.

Inovasi selanjutnya adalah mempercayakan perbaikan dan/atau pemeliharaan kendaraan bermotor di Kantor Pusat Jakarta ke bengkel resmi dan terpercaya serta menjamin pembayaran yang ramah cash melalui kerja sama dengan pihak yang kompeten dan terpercaya.

Perbaikan kendaraan melalui system ini akan meminimalkan risiko kerusakan kendaraan akibat suku cadang yang tidak asli, teknisi yang tidak terlatih dan peralatan/perangkat  yang tidak terstandar.  

Selain itu, metode pembayaran ini juga “ramah cash” atau pembayaran yang dapat ditagihkan pasca perawatan kendaraan. Yang lebih penting, biaya perbaikan dan/atau pemeliharaan  kendaraan bermotor di kantor Jakarta dilakukan dengan sistem Request for Payment Voucher (RPV), sehingga meminimalkan penggunaan Bon Sementara.

Inovasi yang tidak kalah penting adalah upsize meter besar pelanggan PAM Jaya DKI untuk komplek ANTARA Heritage Center - Pasar Baru untuk memenuhi kebutuhan air bersih sesuai standar PAM Jaya yang telah melalui proses pengolahan dan penyaringan sehingga terbebas dari bakteri dan zat berbahaya lainnya.  

Selain itu, aktivasi penggunaan PAM Jaya untuk menaati Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 93 Tahun 2021 tentang Zona Bebas Air Tanah.  Dapat dipastikan bahwa air PAM sudah pasti bersih dan layak konsumsi,  mengurangi risiko terpapar penyakit akibat penggunaan air tanah, serta efisiensi biaya karena bila menggunakan air tanah akan dikenakan pajak. Yang tidak kalah penting adalah memperpanjang umur pipa saluran air karena kualitas air semakin baik (tidak mengandung zat besi).

Inovasi lainnya adalah penataan ulang penggunaan telepon fixed line yang bertujuan untuk efisiensi namun tetap mempertimbangkan risiko pentingnya fixed line sebagai salah satu syarat perpajakan, keuangan serta brand image korporat.

Terkait pemenuhan klausul tentang perbaikan berkelanjutan, telah dilakukan survey internal untuk mengetahui sejauh mana pegawai merasa puas atas pelayanan Bidang Umum sekaligus mengetahui harapan pegawai  terhadap pelayanan internal Perusahaan. 

Dalam waktu dekat akan ada kegiatan sharing session best practice tentang pengelolaan cagar budaya kelas A. Pengetahuan ini sangat diperlukan mengingat banya barang-barang antik di ANTARA Heritage Center – Pasar Baru yang memerlukan penanganan khusus. 

Inovasi Bidang Umum tersebut dilaksanakan dengan semangat untuk memenuhi seluruh klausul yang dipersyaratkan oleh SNI ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu.  Bidang Umum tetap berinovasi tiada henti untuk pelayanan prima sepenuh hati.

(Dyah Sulistyorini/Arief Mujayatno/Cathelya/Sekretariat Perusahaan)